5 kļūdas, kas bieži tiek pieļautas korporatīvo pasākumu organizēšanā
Tādēļ mūsu pieredzējusī komanda Jums ir sagatavojusi nelielu apskatu par piecām bieži pieļautām kļūdām korporatīvā pasākuma plānošanā, kas var ietekmēt tā norisi un pozitīvā nodoma īstenošanu. Laikus plānojot un apzinot katru niansi, Jūsu korporatīvais pasākums noteikti izdosies izcili un paliks dalībniekiem spilgtā atmiņā.
5 bieži pieļautu kļūdu apskatu ir sagatavojis mūsu konferenču servisa vadītājs Andris Koks, kam ir 8 gadu pieredze dažādu veidu sarīkojumu organizēšanā. Viņa vadībā „Baltvillā” esam īstenojuši vairāk nekā 300 seminārus, konferences un pasākumus.
1. kļūda. Nepietiekama informācija un plānošanai veltīts laiks
Lai arī dažkārt šķiet, ka darāmo darbu sarakstā ir jāiekļauj tikai vietas rezervēšana, kafijas paužu plānošana, konferences vai semināra plāna izveide un dalībnieku informēšana, veiksmīgas konferences vai semināra organizēšanas darbu sarakstā patiesībā ir daudz vairāk nianšu un darāmo darbu. Virspusēja pasākuma organizēšana var sabojāt organizatora labos nodomus saistībā ar notikumu.
Lūk, īss faktoru saraksts, par kuriem organizatori mēdz piemirst
- Skaidrs pasākuma mērķis
- Nav izvēlēta atbildīgā persona — pasākuma koordinators
- Efektīva plāna izveide — pārāk biežas vai pārāk retas kafijas pauzes var negatīvi ietekmēt korporatīvā pasākuma norisi
- Pienācīga viesu informēšana — ielūgums ar pilnvērtīgu informāciju un dienas plānu
- Viesu vēlmju un prasību izzināšana attiecībā uz ēdināšanu (vai kādam viesim ir alerģija, produktu nepanesība, kāds ir veģetārietis u. c.)
- Viesmīlība: kafija, tēja, ūdens un uzkodas pasākuma
- Ja sarīkojums ilgst vairāk nekā 4 h — pusdienas, nevis kārtējā kafijas pauze
- Pasākum mērķim atbilstošas telpas izvēle un galdu/krēslu izvietojums tajā
- Tehniskās iekārtas
- Iespējami efektīvi izmantots pasākuma atvēlētais budžets
2. kļūda. Lietišķam sarīkojumam nepiemērota ēdināšana
Ēdināšanas servisam ir būtiska nozīme konferenču un semināru organizēšanā. Nepiemērotu ēdienu izvēle var izraisīt lietišķa sarīkojuma dalībniekos aizkaitinājumu vai stresu (ja viņus pārņem izsalkums) vai miegainību un nogurumu (nepiemērotu maltīšu izvēle).
Lūk, ko mēs iesakām ņemt vērā ēdināšanas servisa plānošanā
- Ja sarīkojums ilgst vairāk nekā 4 h — pusdienas, nevis kārtējā kafijas pauze
- Izziniet viesu specifiskās vēlmes un vajadzības, lai neviens sarīkojuma dalībnieks nepaliktu izsalcis
- Plānojiet pamata ēdienreizei pusdienām 60 minūtes, bet vakariņām 1,5-2 stundas, lai ikviens varētu mierīgi baudīt maltīti, bet nesāktu garlaikoties
- Lai dalībnieki pēc pusdienām nezaudētu možumu un koncentrēšanās spējas, iesakām piedāvāt viesiem alkoholiskus dzērienus, piemēram, vīnu vai alu, tikai pie vakariņām, ja tādas ir plānotas
- Mēs iesakām bufetes tipa pusdienas, jo tad viesi var brīvi izvēlēties ēdienus, turklāt bufetes tipa pusdienas pieļauj plašāku ēdienu izvēli: aukstās un siltās uzkodas, zupa, zivs, gaļa, veģetārie ēdien
3. kļūda. Pasākuma mērķim nepiemērota vide
Korporatīva pasākuma mērķis ir viens no būtiskākajiem faktoriem vietas un vides izvēlē. Lai pasājums būtu izdevies, būtiska nozīme ir telpas izvēlei, galdu un krēslu izkārtojumam, kafijas paužu un pusdienu organizēšanai.
4. kļūda. Neefektīva komunikācija ar pārstāvi korporatīvā pasākuma norises vietā
Piemēram, situācijas, kad uz sarīkojumu ierodas lielāks viesu skaits, nekā sākotnēji bija plānots. Lai gan mēs vienmēr plānojam maltītes ar nelielu rezervi, tomēr šī situācija var izraisīt nepatīkamus pārsteigumus. Tāpat ir ar telpu izvēli, ja telpās tiek izvietoti galdi saskaņā ar vienošanos, bet uz sarīkojumu ierodas vairāk dalībnieku. Tās ir būtiskas pārmaiņas, par kurām ir jāinformē vismaz 24 h iepriekš, jo tad mūsu komanda var veikt korekcijas un neviens viesis šo faktu nepamanīs.
5. kļūda. Nav pievērsta uzmanība niansēm
Bieži vien tieši nianses spēlē lielāko lomu tajā, vai korporatīvais pasākums ir izdevies vai nav. Katrai niansei ir būtiska nozīme. Pasākuma koordinatoram daudzas kas var būt pašsaprotams, bet ne tā apmeklētājiem, īpaši, ja viņi ierodas no citas pilsētas vai valsts.
Iesakām vienmēr rūpīgi apdomāt katru niansi
- Ielūgumi — sagatavojiet detalizētus ielūgumus. Norādiet tajos iespējami plašu informāciju, tostarp par piekļūšanu, bezmaksas autostāvvietas iespēju, piekļūšanu ar sabiedrisko transportu u. c., lai konferences apmeklētāji justos komfortabli.
- Dekori — kopā ar sadarbības partneriem mēs varam izveidot arī Jūsu pasākuma tematikai atbilstošas dekorācijas gan konferences vai semināra telpās, gan telpās, kur tiks pavadītas kafijas pauzes un pusdienas.
- Tehniskās iekārtas — „Baltvillā” ir pieejamas modernas tehniskās iekārtas, tomēr dažkārt ļoti specifiskās situācijās ir nepieciešama papildu tehnika. Par to laikus vienojoties, mēs varam nodrošināt visu, kas ir nepieciešams, lai tas tiktu uzstādīts, pārbaudīts un darbotos kā plānots brīdī, kad Jums tas ir nepieciešams.
Vai vēlaties uzzināt vairāk?
Mūsu komanda ir sagatavojusi īsu, bet izsmeļošu prezentāciju, kas Jums palīdzēs efektīvāk izplānot savu sarīkojumu.
Nosūtiet e-pastu uz konferences@baltvilla.lv, tēmā norādot “Vēlos saņemt prezentāciju” un mēs Jums šo informāciju nosūtīsim PDF formātā uz Jūsu norādīto e-pastu. Lai izdevies Jūsu nākamais korporatīvais pasākums!
Lai izdevusies konference, seminārs vai jebkurš cits lietišķs sarīkojums!